Exact AEC Modular

Exact AEC - Stamgegevens - Algemeen - Mailboxen

Onder Systeembeheer - Stamgegevens - Algemeen kunnen Mailboxen aangemaakt worden. Mailboxen worden gebruikt bij het inlezen of verzenden van factuurberichten en inkoopberichten via e-mail of digitale brievenbus van Exact Online. U kunt hiervoor mailboxen definiëren welke gekoppeld kunnen worden aan administraties en dagboeken.

Dubbelklikken op een bestaande mailbox opent de kaart van de betreffende mailbox en de plus-button voegt een nieuwe mailbox toe. 

Mailbox voor e-mail

Voor een mailbox voor het ontvangen en verzenden van e-mail zijn de volgende velden beschikbaar om in te vullen:

Voor het vullen van bovenstaande informatie kan het nodig zijn uw systeembeheerder te raadplegen.

Algemeen:

• Omschrijving: Hier kunt u het administratienummer en de naam van de administratie invoeren, indien u een mailbox per dagboek gebruikt kunt u ook het dagboek hierin opnemen.
• Mailboxtype: Hier kiest u voor de optie Exchange of POP/SMTP, afhankelijk van het type mailbox dat er beschikbaar is.

Exchange/Pop3 instellen:

• SSL gebruiken: Geeft aan of de gegevens over een beveiligde verbinding moeten worden gestuurd. Bij voorkeur zet u deze aan, sommige mailservers vereisen zelfs dat deze aan staat.
• Server inkomende mail: Naam van de mailserver voor binnenkomende mail. Kijk evt. bij uw accountinstellingen in uw e-mail client om deze te herleiden.
• Poort: Wordt automatisch gevuld maar is wijzigbaar, zie ook de poortinstellingen tabel hieronder.
• Server uitgaande mail: Kan bij Exchange niet gewijzigd worden. Voor POP3 wel en deze kan afwijken (bijv. STMP.Domein.nl). Kijk evt. bij uw accountinstellingen in uw e-mail client om deze te herleiden.
• Poort: Wordt automatisch gevuld maar is wijzigbaar, zie ook de poortinstellingen tabel hieronder.
• Gebruikersnaam: Gebruikersnaam van het e-mail account.
• Wachtwoord: Wachtwoord behorend bij de gebruikersnaam.
• Map verwerkte berichten (alleen te gebruiken bij Exchange): Nadat een bericht uit een e-mail verwerkt is, wordt de e-mail gewist in de Inbox om te voorkomen dat dezelfde e-mail nogmaals ingelezen wordt. Bij Exchange is het ook mogelijk de e-mail naar een andere map te verplaatsen i.p.v. te wissen. U kunt hier de locatie selecteren waar naar de ingelezen e-mails verplaatst moeten worden. Deze locatie kan pas worden geselecteerd wanneer er succesvol verbinding is gemaakt door op de knop 'Verbinding testen' te hebben geklikt.
• BCC uitgaande mail: Vul een BCC e-mailadres als u ter controle van het versturen van een uitgaand bericht een e-mail wilt ontvangen.
• E-mailadres afzender: E-mailadres dat zichtbaar is voor de ontvanger van verzonden factuur- en inkoopberichten.

Poortinstellingen:

Onderstaande poortinstellingen zijn defaults die Exact AEC initieel gebruikt (met alternatief voor SSL), deze kunnen door uw systeembeheerder ook nog anders zijn ingesteld. Indien onderstaande poortnummers niet werken neem dan contact op met uw systeembeheerder.

Klik op de knop 'Verbinding testen' om de ingevulde gegevens te controleren. Er zal eerst een verbindingstest gedaan op de server voor inkomende e-mail. Indien deze test slaagt en indien er een e-mailadres ingevuld is bij "BCC uitgaande mail" krijgt men vervolgens de keus om een test e-mail te verzenden naar het BCC-adres.

Probleemoplossing e-mail:

• De door Exact AEC voorgestelde poortnummers zijn geblokkeerd in Exchange.
• De door Exact AEC voorgestelde poortnummers zijn geblokkeerd in de Firewall.
• De IMAP service is uitgeschakeld op de Exchange server. 
• De naam van de Mailserver moet inclusief domein vermeld worden, bijvoorbeeld: naam.domain.local.
• De opgegeven gebruikersnaam dient inclusief het domein vermeld te worden, bijvoorbeeld: 'gebruikersnaam@domein' of 'domein\gebruikersnaam'. 
• De melding 'Het externe certificaat is ongeldig volgens de validatieprocedure' of 'The remote certificate is invalid according to the validation procedure' geven aan dat de server een SSL verbinding verwacht en dit vinkje in de mailbox gegevens niet aan staat. Let er bij het aanzetten op dat de poortnummer blijven kloppen met wat de server verwacht.  
• De foutmelding: 'Er is een onherstelbare fout opgetreden tijdens het zoeken in de database.' slaat niet op de Exact AEC database maar is een Windows foutmelding uitgelegd op: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/819124/windows-sockets-error-codes-values-and-meanings (WSANO_RECOVERY (11003)). Raadpleeg de systeembeheerder om dit op te (laten) lossen.

Mailbox voor Digitale brievenbus

Voor het maken van een mailbox voor een digitale brievenbus zie onderstaand voorbeeld:

Vul 'Omschrijving' in en kies het Mailboxtype: 'Exact digitale brievenbus'.
Klik op 'Account aanvragen' als u nog niet beschikt over een Exact Online account of als u voor de digitale brievenbus een nieuwe account wilt aanvragen.
Voer achter 'Digitale brievenbus' het adres in van de digitale brievenbus uit Exact Online. Het is binnen Exact Online mogelijk meerdere brievenbussen onder 1 account aan te maken.
Klik vervolgens op 'Aanmelden' om in te loggen met de Exact Online accountgegevens en de toegang tot de digitale brievenbus voor Exact AEC te autoriseren. Zie voor meer informatie hierover in document 26.594.747.

Gerelateerde onderwerpen:

• Digitale verkoopfacturering
• Financiële Boekingen - Digitale brievenbus
• Exact AEC - Stamgegevens - Algemeen - Koppeling naar Exact Online of de Digitale brievenbus
• Hoe maak ik een extra Exact digitale brievenbus aan onder een bestaand account?
• Startpagina Exact AEC